Zamówienia online

Możliwe są dwa scenariusze. Po pierwsze, możesz nie być wymieniony jako osoba kontaktowa ds. zamówień online. Sprawdź w Dziale Relacji z Agencjami, czy jesteś tam wymieniony; jeśli nie, a chcesz się tam znaleźć, prześlij Formularz Aktualizacji Programu Członkowskiego do Działu Relacji z Agencjami. Po drugie, upewnij się, że Bank Żywności jest wymieniony jako „bezpieczny nadawca” lub „zaufany kontakt”, aby nasze wiadomości e-mail nie trafiały do folderu ze spamem. Należy pamiętać, że funkcja potwierdzenia zamówienia e-mailem w naszym systemie nie zawsze działa. Status swojego zamówienia możesz sprawdzić wchodząc na zakładkę Zamówienia (zobacz wyjaśnienie kolumn w Jaka jest różnica pomiędzy zakładką Zamówienia a zakładką Faktury?

Jeśli przeglądałeś(-aś) asortyment wcześniej, system zażądał podania daty wizyty przed wyświetleniem listy zakupów. Data wybrana dla „wizyty” zostałaby ustalona na podstawie daty otwarcia listy zakupów w tym dniu. Jeśli nie złożysz zamówienia, a data minie, zostaniesz poproszony(-a) o wybranie daty, która jest co najmniej dwa dni od daty ponownego przeglądania zamówienia.

Nie można ręcznie zmienić godziny wizyty w systemie zamówień online Web Windows (z wyjątkiem sytuacji, gdy zamówienie nie zostało złożone, jak opisano powyżej). Aby zmienić termin wizyty, należy skontaktować się z Działem Operacji Żywnościowych Banku Żywności. Należy zarezerwować jeden pełny dzień przed wizytą na przygotowanie zamówienia.

Jeśli odbierasz zamówienia z kilku programów jednocześnie (np. masz dostęp do spiżarni i programu posiłków i odbierasz zamówienia z obu), umów się na pierwszy program, wybierając termin „30-MINUTOWA WIZYTA”. Umawiaj się na pozostałe programy, wybierając termin „TYLKO DUPLIKATNA WIZYTA”; nie ma problemu, jeśli nie znajdziesz tego samego terminu na DUPLIKATNA WIZYTĘ. Godzina wybrana w 30-MINUTOWEJ WIZYCIE będzie faktyczną wizytą. Prosimy również o zaznaczenie w polu komentarza dla każdego zamówienia, że odbierasz zamówienia z kilku programów, i podanie numeru każdego zamówienia.

Program MEFAP jest dostępny w ramach limitu zgłoszeń, który zależy od rozmiaru programu. Program MEFAP jest również dostępny według kolejności zgłoszeń. Jeśli nie widzisz programu MEFAP na liście zakupów, oznacza to, że nie mamy go w magazynie LUB wyczerpałeś limit zgłoszeń tego produktu na dany miesiąc. Programy nie gwarantują MEFAP, a „niewykorzystane” limity nie zostaną przeniesione na kolejny miesiąc.

Istnieją dwa scenariusze wyjaśniające ten problem. Jeśli przeglądałeś listę zakupów wcześniej, wybrałeś termin wizyty. Jeśli wydarzyło się to ponad miesiąc temu, limity na ten miesiąc zostały usunięte z systemu i żadne limity nie będą widoczne. Nadal nie możesz zamówić więcej niż limit skrzynek dozwolony dla Twojego programu. Jeśli zamówisz więcej niż limit skrzynek dla dowolnego produktu, zostanie to skorygowane po przejrzeniu zamówienia. Innym możliwym wyjaśnieniem jest to, że znieśliśmy limit skrzynek dla konkretnego produktu, aby umożliwić programom zamawianie więcej niż wynosi ich limit. Czasami robimy to, gdy mamy nadwyżkę produktu i musimy usunąć zapasy z naszego magazynu.

Nie wszystkie produkty są dostępne dla wszystkich programów. Programy żywienia niebędące w sytuacjach kryzysowych (NFP – których głównym celem NIE jest dystrybucja żywności) mogą korzystać wyłącznie z produktów z darowizn i produktów z opcją zakupu. Wszystkie programy żywienia w sytuacjach kryzysowych (EFP – których głównym celem jest dystrybucja żywności) mają dostęp do produktów MEFAP, oprócz produktów z darowizn i produktów z opcją zakupu. Niektóre EFP mają również dostęp do produktów USDA.

W wielu przypadkach produkt, który widzisz, jest już „zamówiony” w innym programie członkowskim, w jednej z naszych placówek Brown Bag lub Mobilnego Banku Żywności. Oznacza to, że inna agencja złożyła zamówienie, ale zamówienie nie zostało jeszcze przygotowane. Innym powodem może być fakt, że produkt został odebrany w Banku Żywności po złożeniu przez Ciebie zamówienia. Bank Żywności nie przechowuje ani nie rezerwuje produktów dla programów członkowskich. Po otrzymaniu produktu trafia on do internetowego magazynu i jest dostępny dla wszystkich programów kwalifikujących się do otrzymania tego konkretnego produktu.

Karta Zamówienia umożliwia agencji sprawdzenie statusu swojego zamówienia. przeglądowi Kolumna oznacza, że magazyn otrzymał i sprawdził Twoje zamówienie. Zwolniony Kolumna oznacza, że Twoje zamówienie zostało przekazane pracownikowi magazynu do skompletowania. Doborowy Kolumna oznacza, że Twoje zamówienie zostało odebrane i jest gotowe do odbioru/dostawy. Potwierdzone Kolumna dotyczy tylko magazynu Banku Żywności. Jeśli w tej kolumnie zaznaczono „Tak”, oznacza to, że magazyn potwierdza, że zamówienie opuściło budynek.

W zakładce „Faktury” znajdziesz dostęp do faktur i wyciągów. Pamiętaj, że wyciąg to dokument, który należy odesłać do FBWMA wraz z płatnością. Faktura jest ostatecznym dokumentem Twojego zamówienia i będzie odzwierciedlać wszelkie zmiany.

Twoja faktura może się różnić z kilku powodów.

• Przedmiot, o którym mówisz, mógł zostać błędnie oznaczony.
• Przedmiot, do którego się odnosisz, został zepsuty i usunięty z Twojego pierwotnego zamówienia
• Przedmiot, do którego się odnosisz, został wycofany ze sprzedaży lub
• Wystąpiła rozbieżność w zapasach i było ich mniej (lub wcale) niż pierwotnie wprowadzono do systemu

Zespół ds. Relacji z Agencjami zajmuje się wszystkimi problemami związanymi z zamówieniami i kieruje je do odpowiednich działów. Zespół ds. Relacji z Agencjami rejestruje te problemy, aby zapewnić lepszą obsługę w przyszłości. W przypadku jakichkolwiek problemów związanych z zamówieniami prosimy o kontakt mailowy. agencyrelations@foodbankwma.org.

Jeśli złożysz zamówienie i zapomnisz o czymś, możesz z łatwością dodać do niego kolejne produkty, pod warunkiem że między złożeniem zamówienia a datą odbioru/dostawy upływa 24 godziny.

Aby dodać więcej elementów do podnieść, musisz wykonać następujące czynności:

• Kliknij na Wprowadzanie zamówień
• W polu Metoda wybierz opcję Odbiór
• W celu uzyskania lokalizacji wybierz Tylko duplikat wizyty
• W polu Data wybierz datę swojego oryginalny spotkanie
• W celu ustalenia czasu wybierz dokładnie tę samą godzinę, co Twoja pierwotna wizyta
• Przed złożeniem zamówienia prosimy o wpisanie w sekcji „Uwagi” informacji, że chcesz połączyć to zamówienie z poprzednim (dodaj numer swojego pierwotnego zamówienia).
• W celu dostawy:
• Kliknij na Wprowadzanie zamówień
• W polu Metoda wybierz Dostawa
• W celu określenia lokalizacji wybierz swój zwykły samochód ciężarowy
• W polu Data wybierz datę swojego typowego dnia dostawy
• W przypadku czasu: wybierz dowolny czas (ta funkcja nie ma znaczenia w kontekście dostawy, ale nie można przejść dalej bez wybrania czasu)
• Przed złożeniem zamówienia prosimy o wpisanie w sekcji „Uwagi” informacji, że chcesz połączyć to zamówienie z poprzednim (dodaj numer swojego pierwotnego zamówienia).